Przykładowe szablony listów do listu rezerwacyjnego pokoju hotelowego można znaleźć w Internecie za pośrednictwem stron internetowych, takich jak Rezerwacje hotelowe online, CareerRide.com i bezpłatne próbki listów. Przykładowe szablony listów rezerwacji hotelowych w hotelach Bookings Online i CareerRide.com są dostępne online, a Free Bookings Online zapewnia szablony do pobrania.
List rezerwacji pokoi zazwyczaj zawiera datę, nazwiska i adresy hotelu oraz zamierzonego gościa, daty i dni przyjazdu i wyjazdu rezerwacji oraz liczbę gości. Szablon listu rezerwacji pokoju hotelowego zapewnia również miejsce na potwierdzenie szczegółów, takich jak posiłki i zajęcia, a także warunki płatności, tryb płatności, liczbę zarezerwowanych pokoi, typ zarezerwowanych pokoi i szczegóły pakietu wakacyjnego. Pisarz powinien podać wszystkie ważne punkty rezerwacji hotelowej dla wygody zarządzania hotelem i gości.
Adresatem rezerwacji pokoju hotelowego lub listu potwierdzającego może być gość lub kierownictwo hotelu. List może służyć również jako potwierdzenie rezerwacji hotelowej przez hotel. List rezerwacyjny pokoju hotelowego jest dopuszczalny pod względem prawnym w przypadku jakichkolwiek problemów między kierownictwem hotelu a gościem.
