Listy z podziękowaniami za posługę kapłańską lub inną działalność powinny być krótkie, szczere, osobiste i precyzyjne, określające, komu dziękujesz, oraz wydarzenie lub wysiłek, za który im dziękujesz. Ważne jest, aby podziękowania były przekazywane tak szybko, jak to możliwe po danym wydarzeniu.
Przewodnik po etykiecie Olivia Palermo stwierdza, że prezentacja notatki oznacza tyle, co treść notatki. Kiedy dziękujesz urzędnikowi kościoła, wybierz odpowiednią kartę lub użyj drobnej piśmienniczej, najlepiej z motywem religijnym lub duchowym. Ręcznie napisz notatkę, poświęcając czas, aby zachować czystość pisma i uniknąć błędów pisowni. W razie potrzeby ćwicz na złomowniku przed napisaniem ostatecznej wersji roboczej.
Zwróć się do oficera przez jego oficjalny tytuł. Podziękujcie mu za służbę w kościele i koniecznie określcie, do czego służy ta usługa. Podaj krótko konkretne działanie lub konkretny moment w służbie, które było szczególnie wzruszające lub zapadające w pamięć i jednoznacznie stwierdzaj, że jego czyny były znaczące i wzruszające. Zamknij z ostatecznym "dziękuję".
Zapisz notatkę tak szybko jak to możliwe po wydarzeniu i dostarcz ją do urzędu najszybciej jak to możliwe.
