Sformułowanie na zaproszenie na imprezę wyjazdową powinno zawierać ogólną opinię na temat honorowanej osoby, godzinę, datę i miejsce imprezy oraz szczegółowe informacje na temat tematu, ubioru i zasad dotyczących prezentów. Podczas tworzenia zaproszenia dla kogoś, kto odchodzi, podaj nazwisko, tytuł i powiązanie osoby z firmą lub gospodarzem, aby uzyskać wyjaśnienia dla gości.
Rodzaj sformułowania użytego w zaproszeniu odejścia będzie zależał od powodu, z którego odchodzi osoba. Na przykład, jeśli współpracownik zrezygnował z pracy i przechodzi na bardziej prestiżowe stanowisko, sformułowanie może zawierać życzenia, takie jak "Dołącz do nas z gratulacjami dla Jane w drodze na szczyt". Zaproszenia na imprezę dla absolwentów szkół średnich udających się na studia mogą zawierać sformułowania, które rozpoznają osiągnięcia, takie jak "Jane wznosi się do edukacyjnego zachodu słońca. Dołącz do nas, życząc jej szczęścia w tej akademickiej podróży."
Kiedy zwolennik przechodzi na emeryturę, zaproszenia na imprezy mogą skupić się bardziej na wpływie danej osoby na pracowników i na samą firmę z napisem "Nikt nigdy nie zastąpi Jane. Dołącz do nas, pokazując jej, jak wiele znaczy dla firmy XYZ". Zaproszenia na przyjęcie mogą zawierać także ogólne stwierdzenie, takie jak "Uroczyste pożegnanie odbywa się na cześć Jane".
