Podczas gdy współczucie i podziękowania wymagają innego sformułowania, oba typy notatek powinny być szczere, osobiste i konkretne. Notatki w obu przypadkach zaczynają się od powitania, dodają szczegóły w ciele i kończą się ciepłym wyrazem uczuć.
Notatki sympatii powinny zawierać prawdziwe, uczciwe słowa, które przekazują odpowiednie uczucia odbiorcy. Uwaga może być tak prosta, jak: "Droga Jane, zasmuciła mnie wiadomość o odejściu twojego ojca, Przyjmijcie nasze kondolencje i wiedzcie, że jesteście w naszych modlitwach. Jeśli możemy zrobić wszystko, aby wam pomóc w tym trudnym czasie , nie wahaj się zadzwonić, nasze najgłębsze współczucie. " Więcej szczegółów, takich jak wspomnienia lub zabawne historie, można dodać, aby zaoferować więcej ciepłych myśli i wyrazów współczucia.
Dziękuję, że notatki powinny również wyrażać ciepłe uczucia i szczere uznanie. Pamiętaj, aby wspomnieć o darze lub akcie, które spowodowały notatkę, i bądź konkretny. Zamknięcie zależy od relacji między adresatem a pisarzem; bliższe relacje mogą kończyć się bardziej osobistymi warunkami. Na przykład, list z podziękowaniami dla babci może powiedzieć: "Kochana babciu, dziękuję za piękne prezenty dla nowożeńców! Jestem bardzo podekscytowany, że mam książkę kucharską i fartuch jak twoje - pamiętam, że gotuję tak wiele posiłków z tobą, używając twojego Dałeś mi nie tylko prezent na moje nowe życie z Jackiem, mam nadzieję, że wkrótce zjesz z nami kolację, dzięki jeszcze raz, kochanie, Jennifer.
