Tworzenie programu urodzinowego składa się z dwóch głównych kroków. Po pierwsze, host musi zestalić plany dotyczące trasy dnia. Gdy wszystkie odpowiednie plany są już gotowe, powinien przygotować fizyczny program do wysłania gościom.
Gospodarz powinien zacząć od określenia różnych działań, które będą miały miejsce podczas imprezy, takich jak otwieranie prezentów, granie w gry, śpiewanie "Happy Birthday" oraz jedzenie ciast i lodów. Gospodarz powinien najpierw upewnić się, że te działania są zgodne z osobistymi interesami gościa honoru, a następnie powinien rozważyć, czy zapewniłby rozrywkę innym gościom.
Gdy gospodarz wybierze zajęcia, powinien je zorganizować w sposób, który najlepiej zoptymalizuje czas gości i najlepiej będzie skupiał ich uwagę. Impreza powinna rozpoczynać się od aktywności, która przyciąga zainteresowanie gości, ale to nie jest tak znaczące, że goście spóźnieni będą rozczarowani, że ją przegapili. Dobrą sugestią do rozpoczęcia działalności jest przełamanie lodów. Zapisz ostatnie czynności, takie jak granie w gry i otwieranie prezentów, na ostatnią chwilę.
Po ustaleniu harmonogramu zdarzeń gospodarz może sporządzić projekt fizycznego programu, który zostanie przesłany gościom, aby wiedzieli, czego się spodziewać i mogli odpowiednio zaplanować. Programy te mogą być po prostu ręcznie opracowane lub mogą być zaprojektowane w dokumencie tekstowym na komputerze. W górnej części programu powinien dać krótki przegląd okazji wraz z kluczowymi szczegółami, w tym czas i datę imprezy, a także adres miejsca. Wreszcie, program powinien zawierać zarys indywidualnych wydarzeń partii i przybliżony czas tych zdarzeń.
