Niektóre przykłady negatywnych wiadomości to: otrzymanie listu odrzucenia do pracy, wniosku o awans lub przyjęcia do szkoły; zmiany w polityce, które stwarzają pracownikom trudne warunki; być zwolnionym z pracy; otrzymywanie negatywnej oceny pracy; i odrzucenie wniosku o przyznanie dotacji. Te wiadomości przekazują nieprzyjemne informacje, które mogą wzbudzić złość, rozczarowanie lub złość odbiorcy.
Sposób dostarczania negatywnej wiadomości jest ważny, ponieważ jej styl może wpływać na odbiorcę. W przypadku negatywnych raportów dla osób ubiegających się o pracę, zaczynając od słów pozytywnych lub neutralnych, delikatne łamanie złych wieści pomaga odbiorcy dobrze poradzić sobie z wiadomościami. Odrzucając prośbę o awans, zwracając uwagę pracownika, że są oni kolejni w kolejce, daje im to motywację do kontynuowania pracy nad tym celem.
W przypadku negatywnej oceny pracy, ważne jest, aby kierownik siedział z pracownikiem i wyjaśnił mu powody negatywnej oceny. Należy zachować ostrożność, aby zapewnić pomocne informacje zwrotne i uniknąć obrażania pracownika. Pamiętaj też, aby przytoczyć niektóre pozytywne cechy pracownika. Ogólnie rzecz biorąc, bufor łagodzący negatywny komunikat ułatwia dostarczanie złych wiadomości. Ważne jest, aby zawsze zapewniać uprzejmą i pomocną dostawę.
