Główne zalety usługi Microsoft Access, dostępnej w niektórych wersjach pakietu Microsoft Office, to niski koszt, łatwość użytkowania i integracja z innymi usługami firmy Microsoft. Nie ma dodatkowych opłat licencyjnych poza pakiet Microsoft Office, ani czy program wymaga serwera i administracyjnych nakładów na większość relacyjnych baz danych. Interfejs graficzny jest znany użytkownikom Microsoft Office, a środowisko programistyczne jest takie samo jak w przypadku makr Office. Dla tych, którzy korzystają z usług Microsoft, takich jak SharePoint, Access dobrze się integruje.
W wielu przypadkach użytkownicy tworzą bazy danych programu Access jako alternatywę dla przechowywania danych programu Excel. Dostęp zawiera bardziej zaawansowane narzędzia do analizy i raportowania danych. Chociaż możliwe jest stworzenie czegoś zbliżonego do bazy danych w Excelu, nie jest ona szczególnie wydajna i szybko staje się trudna do utrzymania. Jeśli aplikacja wymaga funkcji matematycznych lub księgowych, zaplecze zaplecza Office umożliwia interakcję między Excelem a Access.
Gdy program Excel nie działa już dobrze z powodu dużej ilości danych lub użytkownik chce udostępnić formularze wprowadzania danych i raporty dla innych, dobrym wyborem jest Access. Access ma interfejsy kreatora, które pomagają w tworzeniu formularzy i raportów, więc tworzenie niewielkich aplikacji bazodanowych jest w zasięgu dowolnego użytkownika Office.
Istnieje kilka istotnych wad korzystania z programu Microsoft Access z wieloma użytkownikami. Dostęp ma nieodłączne ograniczenia dotyczące rozmiaru bazy danych i liczby użytkowników, którzy czynią oprogramowanie nieodpowiednim do użytku poza małą firmą. Bezpieczeństwo w programie Access nie jest solidne, więc jest to zły wybór w przypadku wrażliwych danych. Ponadto program Access nie jest dostępny we wszystkich wersjach pakietu Microsoft Office, nawet na platformach Windows.
