Faksy oferują takie zalety, jak łatwość obsługi, niedrogie funkcje komunikacji i zapisy na papierze, a także wady, które obejmują brak natychmiastowej reakcji, potencjalne problemy z bezpieczeństwem i problemy z jakością dokumentów. W zależności od celu do ich używania faksy mogą okazać się cennym zasobem lub kosztownym obciążeniem dla osoby lub firmy.
Chociaż samodzielne urządzenia faksowe nie zajmują tego samego miejsca, co podstawa komunikacji wielu biur, które zrobiły, gdy po raz pierwszy stały się popularne, wciąż istnieją obszary, w których mają przewagę nad pocztą elektroniczną i innymi formami komunikacji elektronicznej.
Dowód drukowany: faksy dostarczają użytkownikowi wydrukowany rachunek potwierdzający, że dokument został wysłany do określonej lokalizacji. Taki dowód umożliwia nadawcy sprawdzenie, do jakiego numeru został wysłany dokument, wraz z liczbą stron zawartych w komunikacie.
Jednoetapowe udostępnianie ręcznie pisanych dokumentów: w przeciwieństwie do tworzenia pliku PDF, który wymaga skanowania i zapisywania w celu udostępnienia odręcznego dokumentu za pośrednictwem poczty e-mail, faks umożliwia wysłanie kopii oryginalnego dokumentu z jednym krokiem
Tanie połączenia: poza kosztami samej maszyny, faksowanie wymaga tylko dostępu do linii telefonicznej, prądu i odpowiedniego papieru
Faksy mają również wady i w wielu przypadkach były przestarzałe dzięki komunikacji elektronicznej.
Problemy z zabezpieczeniami: oprócz błędu ludzkiego, takiego jak wybieranie niewłaściwego numeru, co może spowodować, że poufny dokument dotrze do niewłaściwej lokalizacji, faksy często są otwarte; nawet jeśli dokument zostanie wysłany pod prawidłowy numer, może go odczytać każda osoba, która go odbierze.
Problemy z technologią: Wielu użytkowników podłącza swoje małe faksy do tej samej linii telefonicznej, z której nawiązują i odbierają połączenia, dlatego wysyłanie lub odbieranie dokumentów może być opóźnione, jeśli telefon jest w użyciu.
Zła jakość dokumentów: Chociaż faksy są szybkim sposobem komunikacji, jakość dokumentów często nie jest taka sama jak w oryginale
