Sprzęt potrzebny do wideokonferencji jest następujący: urządzenie wyświetlające, sprzęt audio, połączenie sieciowe i urządzenie kodeka. Jako urządzenie wyświetlające można użyć monitora lub projektora. Jako urządzenie audio można użyć głośnika lub mikrofonu.
Kodek jest uważany za mózg lub serce systemu wideokonferencji. Kodek kompresuje wideo do transmisji i jednocześnie dekompresuje przychodzące wideo.
Stabilny internet szerokopasmowy służy jako połączenie sieciowe; przesyła dane między systemami wideo komunikującymi się za pośrednictwem wideokonferencji. Wideokonferencje można wykonywać za pomocą zarówno prostych kamer internetowych, jak i kamer wysokiej rozdzielczości.
