Karta kondolencyjna powinna zawierać krótki komunikat o sympatii dla jej adresata, taki jak "przepraszamy za utratę". Krótkie wiadomości pozwalają autorowi wyrazić zaniepokojenie, nawet jeśli nie znał zmarł bardzo dobrze, a ci, którzy chcą wyrazić więcej, mogą kupić komercyjną kartę sympatii, aby to odzwierciedlić.
Większość krótkich wiadomości kondolencyjnych wyraża, że odbiorca nie jest sam w smutku, który nosi. Takie wiadomości mogą obejmować pisarza, który po prostu informuje odbiorcę, że on również tęskni za zmarłym lub że pisarz dzieli się w smutku odczuwanym obecnie przez odbiorcę.
Dla pisarzy, którzy byli przyjaciółmi lub współpracownikami ze zmarłymi, dopuszczalne jest, jeśli wiadomość odzwierciedla ten związek. Przykładem może być pisarz mówiący odbiorcy, że lubił pracę ze zmarłym przez ostatnie kilka lat lub, że czule wspomina czas, jaki dzielił ze zmarłym podczas studiów.
Jednym z najczęstszych motywów kondolencyjnych jest to, że myśli pisarza dotyczą odbiorcy. Obejmuje to także informowanie odbiorcy, że ta ostatnia jest przechowywana w jego myślach lub myślach całej jego rodziny. Wariacją tego przesłania jest pisarz wyrażający konkretne pragnienie, takie jak jego nadzieja, że odbiorca pamięta szczęśliwe chwile ze zmarłym, nawet podczas żałoby.
