Przechwytywanie danych polega na pobieraniu informacji z dokumentu przy użyciu metod innych niż wprowadzanie danych. Narzędzie do przechwytywania danych to możliwość zautomatyzowania pobierania tych informacji, w których wprowadzanie danych byłoby nieefektywne, kosztowne lub niemożliwe do zastosowania .
Na przykład skanery kodów kreskowych w supermarketach i szpitalach kwalifikują się jako narzędzia do przechwytywania danych. Nieefektywne i kosztowne jest, aby ludzki operator ręcznie wprowadzał każdy element w linii kasy do komputera. Ręczne rejestrowanie danych ma zastosowanie tylko wtedy, gdy objętość danych jest niewielka, a wprowadzanie danych nie jest kosztowne. Na przykład rejestrowanie całego inwentarza magazynowego najlepiej wykonywać przy użyciu metod przechwytywania danych.
