Geograficzny system archiwizacji porządkuje pliki alfabetycznie lub numerycznie według lokalizacji geograficznej. Ta metoda przechowywania korespondencji jest popularna w obszarze sprzedaży i była używana przez amerykańską marynarkę wojenną.
W przypadku pliku geograficznego kategorie są uporządkowane zgodnie z geograficzną lokalizacją źródła lub miejsca przeznaczenia rekordu. Pliki mogą być klasyfikowane według nazwy stanu alfabetycznie lub przez system liczbowy powiązany ze stanem. Miasta w tych stanach są podzielone, więc są archiwizowane alfabetycznie lub numerycznie w folderze stanu. Nazwy korespondentów mogą być następnie ułożone alfabetycznie w podfolderze każdego folderu miejskiego.
Na przykład pliki mogą być klasyfikowane w kolejności: Stany Zjednoczone, Nowy Jork, Long Island, Bethpage Jane Doe. Ta metoda zgłoszenia jest popularna w dziedzinie sprzedaży. Sprzedawcy są często określani określonymi terytoriami obejmującymi więcej niż jedno państwo lub miasto i utrzymują kontakt z wieloma osobami na tych terytoriach. Od 1941 r. Marynarka wojenna USA używa systemów rejestracji geograficznej. System ten był aktualizowany i dostosowywany w miarę upływu czasu, aby pomieścić nowe biura, działy i technologię, ale system zgłoszeń marynarki wojennej opiera się na lokalizacji geograficznej jako identyfikatorze. Marynarka wojenna przypisuje numer, który odpowiada położeniu geograficznemu, po którym następuje nazwa miejsca zapisanego.
