Microsoft Access to system zarządzania bazami danych, który służy jako elektroniczny system archiwizacji. Dzięki Microsoft Access użytkownik może łatwo modyfikować dowolne dane w bazie danych, tworzyć raporty z bazy danych i przesyłać zapytania o wszystkich przechowywanych w nim informacji. Program Microsoft Access w pełni wykorzystuje układ systemu Windows, aby ułatwić korzystanie z niego.
Większość użytkowników programu Microsoft Access korzysta z tabel, formularzy i zapytań. Tabele bazy danych są bardzo podobne do arkuszy kalkulacyjnych. Po wyświetleniu tematu każdej kolumny użytkownik ma możliwość dodania dodatkowych kolumn w celu wyszczególnienia atrybutów tematu. Po zakończeniu każdy wiersz zawiera wszelkie potrzebne informacje o każdym temacie. Metoda formularzy wprowadzania danych dostępna w programie Microsoft Access umożliwia wprowadzanie informacji do systemu w formie graficznej w celu przesłania do bazy danych. Niektórym może się łatwiej przydać wprowadzanie danych, jeśli nie muszą finalizować tabel. Funkcja kwerendy programu Microsoft Access zwiększa produktywność, umożliwiając użytkownikowi łączenie informacji z więcej niż jednej tabeli i określanie warunków danych pobieranych przez użytkownika. Skraca to czasochłonne zadanie ręcznego sprawdzania obfitych informacji, aby wskazać te, które mają określone cechy.
