Aby zaplanować czuwanie przy świecach, należy ustalić, gdzie będzie czuwanie, o której godzinie będzie ono odbywało się i kto zaprosić. Częstą praktyką jest czuwanie w danym miejscu zmarłej śmierci lub w ich ulubionym miejscu.
Lokalizacja powinna być łatwo dostępna dla bliskich i członków społeczności. Po wybraniu lokalizacji, następnym krokiem jest określenie czasu, w którym odbędzie się czuwanie. Zazwyczaj czuwanie przy świecach odbywa się o zmierzchu lub krótko po tym. Świece są bardziej widoczne podczas ciemnych godzin, ale czuwanie nie powinno odbywać się tak późnym wieczorem, że jest to niedogodne dla ludzi.
Po uzyskaniu szczegółowych informacji osoba ta powinna zaprosić ludzi do czuwania. Można to zrobić w formie listów, stron mediów społecznościowych, rozmów telefonicznych i osobiście. Inne sposoby ogłaszania wigilii to informacje prasowe, artykuły prasowe i inne formy mediów.
Przygotowując się do czuwania, osoba powinna zbierać świece, ochraniacze na wosk i inne potrzebne rzeczy. Można również stworzyć program na cześć zmarłego lub rannego. Program może zawierać szczegóły osoby, wiersze, cytaty i inne informacje, które dana osoba uważa za konieczne.
