Arkusz kalkulacyjny służy do śledzenia danych i wykonywania obliczeń, podczas gdy baza danych służy do przechowywania informacji, które mają zostać zmanipulowane w późniejszym czasie. Informacje mogą zaczynać się od zapisania w arkuszu kalkulacyjnym, ale jako ilość informacji rośnie, może zaistnieć potrzeba bazy danych.
Arkusze kalkulacyjne i bazy danych są często używane w tandemie. Osoba może zbudować bazę danych do przechowywania różnych rodzajów informacji, takich jak nazwiska, adresy, numery identyfikacyjne i informacje o zarobkach. Arkusz kalkulacyjny służy do przedstawienia fragmentów informacji znajdujących się w bazie danych. Informacje w bazie danych można przedstawić w najlepszym formacie ułatwiającym tworzenie arkusza kalkulacyjnego, ponieważ uwzględnienie ogromnej ilości informacji w jednym arkuszu kalkulacyjnym może utrudniać nawigację i czytanie arkusza kalkulacyjnego.
Dwa przykłady oprogramowania baz danych to dBase i MS Access. Korzystając z oprogramowania, osoba może wprowadzić wszystkie informacje potrzebne do utworzenia arkusza kalkulacyjnego w późniejszym czasie. Po wprowadzeniu informacji do bazy danych do generowania informacji używane jest polecenie o nazwie zapytanie.
Lotus i MS Excel to przykłady oprogramowania arkusza kalkulacyjnego. Informacje alfa w arkuszu kalkulacyjnym można sortować, a informacje liczbowe można modyfikować w formuły i obliczenia. Informacje dotyczące arkusza kalkulacyjnego można uzyskać z bazy danych lub wprowadzić ręcznie z innych źródeł.
