Kontakt z członkami rodziny w celu ustalenia, kto może wziąć udział i terminy, które będą dla nich skuteczne, znajdowanie i rezerwowanie miejsca, wybór menu i wysyłanie zaproszeń z odpowiednim wyprzedzeniem, powinny być uwzględnione na liście kontrolnej planowania łączenia rodzin. Co jeszcze należy uwzględnić, zależy od wielkości spotkania i liczby osób, które będą organizować wydarzenie.
W przypadku większych zjazdów rodzinnych podział pracy do wykonania jest pierwszym krokiem na każdej liście kontrolnej planowania. Zdecyduj, kto wykona każde zadanie, od aktualizacji nazwisk i adresów członków rodziny i śledzenia RSVP do ustawienia na faktycznym wydarzeniu. Główna lista kontrolna powinna obejmować wybór motywu i albo zamawianie jedzenia lub delegowanie pozycji menu członkom rodziny. Kolejne zadanie na liście kontrolnej wiąże się z budżetem i zbieraniem pieniędzy na zaproszenia, jedzenie, miejsce i dekoracje oraz na kupowanie wszelkich innych niezbędnych artykułów, takich jak przybory do jedzenia, papierowe talerzyki i pamiątki. Pamiątki z reunionem rodzinnym, takie jak T-shirty, należy zamawiać z dużym wyprzedzeniem, aby były gotowe przed terminem spotkania. Nie ma tu miejsca na zbyt duże lub zbyt małe spotkanie rodzinne, które mogłoby zostać włączone do listy kontrolnej planowania, od wysyłania e-maili po sprzątanie po wydarzeniu.
