Ręczna baza danych to twardy system przechowywania plików, który składa się z papierowych zapisów, folderów i szafek na dokumenty lub pudełek do przechowywania. Ręczny system bazy danych jakości ułatwia pobieranie dokumentów i informacji, gdy są potrzebne.
Kolejnym terminem dla ręcznej bazy danych jest system zarządzania dokumentami. Agencja Ochrony Środowiska zaleca organizowanie ręcznej bazy danych alfabetycznie, chronologicznie, numerycznie lub alfanumerycznie. Inne wskazówki obejmują minimalizowanie przechowywania rekordów do niezbędnych zapisów, częste czyszczenie dokumentów i stosowanie najbardziej oczywistych metod organizacyjnych. Skomputeryzowane bazy danych szybko zastępują ręczne bazy danych do przechowywania dokumentów. Komputerowe bazy danych łączą wszystkie rekordy, ułatwiając i przyspieszając pobieranie danych.
