Każde zaproszenie do udziału w oficjalnym zaproszeniu, niezależnie od tego, czy odmawia lub przyjmuje, powinno używać tego samego grzecznego języka, w jakim zaproszenie zostało napisane. Jeśli zaproszenie brzmiało "prośba o przyjemność Twojej firmy", odrzucenie może być sformułowane w następujący sposób: "Pan i Pani (nazwiska zaproszonych) żałują, że nie są w stanie przyjąć życzliwego zaproszenia ..."
W tej odpowiedzi można podać wyjaśnienie lub przekazać je osobiście.
Jeśli nie ma pewności, czy wziąć w nim udział, należy o tym powiadomić gospodarza. Powinien zostać poinformowany, gdy tylko zaprosi na pewno, czy będzie mogła uczestniczyć.
