Każdy klient poczty e-mail ma inny proces tworzenia podpisu wiadomości e-mail. W programie Microsoft Outlook wybierz z menu opcję Narzędzia /Opcje, przejdź do karty Format poczty i kliknij opcję Podpisy. Wybierz, aby utworzyć nowy podpis lub edytować istniejący podpis. Jeśli osoba tworzy wiele podpisów do różnych celów, może przypisać każdemu z nich odpowiednią nazwę.
W Gmailu kliknij ikonę koła zębatego w prawym górnym rogu ekranu i wybierz Ustawienia. Przejdź do sekcji Signature i wprowadź lub edytuj podpis w polu. Użyj przycisków w górnej części pola, aby sformatować tekst. Pamiętaj, aby po zakończeniu kliknąć "Zapisz zmiany" u dołu strony. Niezależnie od programu pocztowego, którego dana osoba używa do stworzenia podpisu e-mail, może sprawdzić, jak wygląda podpis dla różnych odbiorców. Jednak skomplikowane formatowanie lub HTML może nie wyglądać tak samo w każdym programie.
Zgodnie z punktem witryny, najbardziej skuteczne podpisy e-mail zawierają tylko najbardziej istotne informacje. Aby utworzyć podpis wiadomości e-mail, najpierw określ, które informacje są niezbędne. Oprócz nazwy i adresu e-mail inne opcje obejmują tytuł stanowiska, numer telefonu i adres URL witryny. Podawaj tylko Skype lub inne informacje w mediach społecznościowych, jeśli wszyscy odbiorcy mogą nawiązywać w ten sposób kontakt.
Unikaj następujących elementów, które mogą powodować zamieszanie lub nadmiarowość: wiele adresów e-mail i numerów telefonów, nietypowe czcionki i osobiste cytaty. Ogólnie większość podpisów e-mail nie zawiera fizycznego adresu pocztowego.
