Raporty oferują sposób na wyodrębnienie i przedstawienie określonego podzbioru informacji z dużej bazy danych. Użytkownicy, którzy przeglądają raporty z bazy danych, nie muszą przeglądać niektórych nieistotnych danych, które są nieistotne dla myślenia o konkretnym pytanie.
Programy baz danych, takie jak Microsoft Access, zawierają szereg różnych funkcji, w tym tryb formularzy dla danych wejściowych i tryb tabel, aby wyświetlić wszystkie informacje o bazie danych w wierszach i kolumnach. Tryb raportu stanowi przydatny sposób odpowiedzi na konkretne pytania przy użyciu informacji z całej bazy danych. Na przykład firma może przechowywać rekordy sprzedaży w bazie danych od wielu lat i może chcieć zrozumieć, dlaczego sprzedaż w ciągu określonego trzymiesięcznego okresu jest niezwykle niska. Korzystając z raportu, informacje z określonego zakresu dat można wyświetlić w uproszczony sposób, aby lepiej zrozumieć problem biznesowy.
