Celem Microsoft Access jest tworzenie szybkich i łatwych baz danych. Access zapewnia przyjazny dla użytkownika interfejs, który pomaga użytkownikowi budować i rozwijać system przechowywania i pobierania informacji bez większego doświadczenia programistycznego.
Znaczna część funkcji Access opiera się na funkcjonalności Microsoft Excel. Dostęp jest jednak znacznie bardziej wydajny w przypadku złożonych zadań obliczeniowych lub dużych zestawów danych. Zamiast obsługiwać za pomocą arkuszy roboczych, program Access przechowuje dane w tabelach obsługiwanych za pomocą SQL. Dane w tych tabelach są dostępne za pośrednictwem zapytań, które są prostymi zestawami poleceń, które szczegółowo opisują sposób sortowania i raportowania danych.
Program pozwala również na bardziej złożony rozwój aplikacji i innych programów. Access umożliwia użytkownikom tworzenie graficznych interfejsów użytkownika, tak aby przyszli użytkownicy nie musieli pracować bezpośrednio z kodem lub zapytaniami. Interfejsy te są tworzone za pomocą zestawu poleceń GUI przeciągnij i upuść w programie Access lub w bardziej złożonych skryptach.
Dostęp działa w połączeniu z kilkoma innymi programami, co ułatwia pobieranie i przetwarzanie danych. Dane z programu Excel są przesyłane za pomocą prostych poleceń i są łatwo tłumaczone w formacie tabeli programu Access. Dostęp jest oparty na SQL, ale można tworzyć skrypty w Visual Basic, tak jak w innych produktach Microsoft Office. Poprzez makra użytkownicy mogą opracowywać nowe funkcje do sortowania lub manipulowania danymi.
