Zaproszenie na kolację służbową powinno zawierać standardowy język zaproszenia, np. stwierdzenie, że gospodarz "serdecznie zaprasza" odbiorcę do wydarzenia. Zaproszenie powinno zawierać podstawowe informacje, takie jak data, godzina , miejsce i cel wydarzenia oraz tożsamość gospodarza. Powinno również zawierać informacje o tym, jak RSVP, wraz ze specjalnymi instrukcjami, takimi jak szczegóły dotyczące parkowania.
Zaproszenia na kolacje służbowe mogą być formalne lub nieformalne. Zaproszenia e-mailowe i telefoniczne stają się coraz częstsze w przypadku nieformalnych wydarzeń. W przypadku nieformalnych wydarzeń niektóre firmy wysyłają zaproszenia na własne materiały piśmienne. Oficjalne zaproszenia na imprezy firmowe są zazwyczaj drukowane w ciemnym kolorze na białym lub prawie białym papierze.
Goście są proszeni od 3 do 4 tygodni wcześniej na nieformalne wydarzenia. Jeśli goście zostaną zaproszeni przez telefon, pisemne przypomnienie zostanie usunięte na 2 tygodnie przed wydarzeniem. W przypadku ważnych seminariów, w których ludzie muszą planować uczęszczanie poza miasto, zwyczajowo trwa od 6 do 8 miesięcy. W przypadku spotkań, takich jak seminaria, które mają trwać kilka dni, należy zwrócić uwagę na rodzaj żywności w menu oraz informacje o specjalnych gościach lub prelegentach. Zaproszenia na lunche są wysyłane od 3 do 5 tygodni wcześniej, a zaproszenia na śniadanie lub przyjęcia koktajlowe powinny wynosić od 2 do 4 tygodni wcześniej.
