System przetwarzania plików pomaga ludziom śledzić pliki podczas przemieszczania się po różnych działach firmy. Celem tego rodzaju systemu jest utrzymywanie porządku w organizacjach, ogólnie w alfabetycznym, numerycznym lub porządek chronologiczny. Firmy, które mają efektywne systemy przetwarzania plików, mają sposoby na znalezienie tych plików w uporządkowany sposób, zamiast zmuszać pracowników do przeplatania dokumentów, aby znaleźć to, czego szukają.
Niezależnie od tego, czy firma korzysta z plików papierowych, przechowywania w chmurze czy z kombinacji, utrzymanie spójnego systemu ma kluczowe znaczenie dla sprawnego rozpatrywania wniosków o informacje. Wiele firm poszło do "elektronicznego" środowiska, w którym pliki trafiają na dyski twarde, w chmurze lub w inne miejsca. Podobnie jak w przypadku tradycyjnej szafki na dokumenty, równie ważne jest śledzenie wszystkich plików na dysku udostępnionym lub osobistym. Większość aplikacji do przechowywania danych ułatwia konfigurowanie i nadawanie nazw folderom plików, tak aby osoby odpowiedzialne za przechowywanie danych mogły umieścić odpowiedni plik we właściwym folderze. Nawet bez szelestu otwieranych szuflad i zimnego metalowego wrażenia szafek na dokumenty, nadal możliwe jest porządne porządkowanie plików.
