System zarządzania bazami danych umożliwia pracownikom i właścicielom dostęp do dużej ilości informacji z określonej lokalizacji, np. komputera. Umożliwia dostęp do określonych informacji na podstawie poświadczeń użytkownika.
System zarządzania bazami danych jest ważny w branżach, które wymagają przechowywania dużej ilości informacji przez wielu użytkowników. Użytkownicy mogą uzyskać dostęp do wszystkich informacji z prawie każdej lokalizacji bez konieczności fizycznego przejścia do miejsca przechowywania danych. System zarządzania bazami danych umożliwia dużej liczbie użytkowników dostęp do danych i czyni go idealnym do dostępności. Jest także w stanie chronić integralność danych poprzez ich przechowywanie i organizowanie w określony sposób przy użyciu kodów, które są wstępnie określone przez administratora programu. Może być w stanie blokować zmiany danych w zależności od charakteru firmy i osoby uzyskującej dostęp do danych. Aby użytkownicy mogli przeglądać, zmieniać lub replikować określone części systemów baz danych, muszą mieć odpowiednie poświadczenia określone przez administratora programu. Administratorzy mogą mieć pełną kontrolę nad tym, kto może zobaczyć, jakie informacje w systemie zarządzania bazą danych.
DBMS kontroluje schemat bazy danych, który jest bezpośrednio odpowiedzialny za definiowanie struktury logicznej, silnika bazy danych, co ułatwia dostęp i modyfikację danych oraz samych danych. Trzy główne komponenty zapewniają integralność danych, bezpieczeństwo i współbieżność. Przykłady DBMS obejmują: systemy bankowe, systemy inwentaryzacji i zautomatyzowane systemy biblioteczne.
