Największą zaletą korespondencji seryjnej jest to, że firma może napisać i wysłać standardowy list do dużej liczby interesariuszy, takich jak akcjonariusze, bez ręcznego dodawania każdej nazwy i adresu. Korespondencja seryjna może generować setki listów i kopert, które są dostosowane do czytania tak, jakby były napisane do osób.
Korespondencja seryjna to funkcja oprogramowania edytora tekstu, która umożliwia użytkownikom tworzenie spersonalizowanych listów, kartek okolicznościowych i innej komunikacji z nazwami i adresami przechowywanymi w bazie danych. Bardzo łatwo jest skorygować jedną literę, która jest używana jako szablon dla wielu innych. Ponadto po utworzeniu szablonu można go zapisać i użyć ponownie w przyszłości.
Najpierw użytkownik komputera tworzy bazę danych różnych nazw pól żądanych adresatów, a następnie zapisuje literę łączącą ją z bazą danych. Następnie użytkownik stosuje zapytanie, aby znaleźć grupę osób, które są ukierunkowane na otrzymanie kopii listu. Kreator korespondencji seryjnej poprosi użytkownika o wprowadzenie odpowiednich szczegółów każdego adresata. Kreator finalizuje proces, pobierając dane z przygotowanej bazy danych i produkując kopię listu dla każdej osoby w bazie danych. Jedyną wadą jest to, że literom brakuje pewnego poziomu osobistego zaangażowania.
