Drukarki zostają wyłączone z powodu skoków napięcia i zwichrzeń, uszkodzonych plików w kolejce drukowania, zacięć papieru, pustej kasety z tonerem lub tacy papieru, złych komponentów w samej drukarce i zakłóceń przez użytkowników zdalnych. Tylko niektóre z nich generują unikalne komunikaty o błędach.
Czasami czyszczenie komunikatu "drukarka w trybie offline" jest tak proste, jak wyłączenie drukarki i ponowne jej uruchomienie lub zrzucenie wszystkich zadań w kolejce drukowania w celu wyczyszczenia. Aby drukarka wygenerowała komunikat o błędzie "offline", w zależności od producenta, musiały wystąpić określone błędy. Użytkownicy powinni zapoznać się z instrukcją obsługi poszczególnych drukarek.
Inne warunki powodujące przejście drukarki w tryb offline mogą generować określone komunikaty o błędach, które można sklasyfikować w instrukcji obsługi. Na przykład po odłożeniu w trybie offline z powodu zacięć papieru i pustych kaset z tonerem większość drukarek zgłasza ten komunikat. Usuwanie zacięcia papieru lub wymiana kasety z tonerem powoduje powrót drukarki do trybu online. Puste tace papieru również generują określone komunikaty o błędach.
Zadanie drukowania z uszkodzonym plikiem lub plikiem z uszkodzoną grafiką może spowodować przejście drukarki w tryb offline. Może to spowodować wygenerowanie komunikatu o błędzie, ale mimo to zatrzymuje drukarkę. Użytkownik może wyczyścić kolejkę wydruku i spróbować wydrukować plik po jednej stronie, aby znaleźć element powodujący błąd.
Jeśli element drukarki ulegnie uszkodzeniu, na przykład utrwalacz w drukarce laserowej, może nie wygenerować określonego komunikatu, ale drukarka zatrzyma się. Podobnie, gdy inne sygnały bezprzewodowe blokują drukarkę bezprzewodową, drukowanie zostanie przerwane do momentu usunięcia zakłóceń, a ponieważ wiele drukarek sieciowych ma narzędzia programowe do zdalnej administracji, operator zdalny może przełączyć drukarkę w tryb offline, nawet jeśli nie ma w tym nic złego.
