Proces komunikacji składa się z czterech etapów: kodowania, medium transmisji, dekodowania i informacji zwrotnej. Postępowanie zgodnie z etapem procesu pomaga ustanowić skuteczną komunikację i zapewnia, że żadne wiadomości nie zostaną utracone lub źle zrozumiane.
Pierwszy etap procesu komunikacji, kodowania, jest prawdopodobnie najważniejszy, ponieważ nastąpią założenia. Nadawca musi dostarczyć zwięzły i jasny komunikat. Należy również wziąć pod uwagę takie kwestie, jak ton głosu i język ciała, ponieważ czynniki te odgrywają kluczową rolę w interpretacji wiadomości.
To prowadzi do drugiego kroku, środka transmisji. Obowiązkiem nadawcy jest decyzja, jak i kiedy dostarczyć wiadomość, aby zwiększyć szanse na jej zrozumienie. Forma, jaką przyjmuje wiadomość, może być kluczowa dla następnego etapu, dekodowania.
Po całkowitym dostarczeniu wiadomości kończy się rola nadawcy. Odbiornik musi następnie dekodować wiadomość w sposób, w jaki był przeznaczony. Gdy odbiorca zrozumie wyraźnie komunikat, informacja zwrotna kończy proces komunikacji.
Informacja zwrotna jest przekazywana przez nadawcę do nadawcy poprzez formę potwierdzenia lub krótką odpowiedź. Ten ostatni krok jest ważny, ponieważ nadawca rozumie wtedy skuteczność komunikatu.
