Kluczowymi etapami cyklu komunikacji są przesyłanie wiadomości, kierowanie, dystrybucja, monitorowanie i pomiar oraz ocena. Cykl komunikacji jest często używany w public relations, standardowych działaniach biznesowych i osobistych kręgach społecznych, aby zapewnić wyrazistość podczas przekazywania wiadomości.
Pierwszym krokiem w cyklu komunikacji jest powiadamianie, które polega na określeniu, co powiedzieć, konstruowaniu tonu komunikatu i ocenie metody dostarczania. Kierowanie polega na określeniu odpowiednich odbiorców i dostosowaniu przekazu do odwołania się do konkretnej osoby lub grupy osób. Dystrybucja jest często kluczowym czynnikiem dla personelu public relations. Muszą zdecydować, czy dostarczyć komunikat werbalnie lub niewerbalnie, poprzez pocztę bezpośrednią, komunikację elektroniczną, za pośrednictwem witryn multimedialnych lub mediów społecznościowych. Monitorując i mierząc cykl komunikacji, specjaliści śledzą interpretację komunikatu lub skoku sprzedaży, badając odpowiedzi i reakcje, badając grupę docelową i analizując wpływ komunikatu na opinię publiczną lub sprzedaż konkretnego produktu. Ocena jest ostatnim, ale wciąż trwającym etapem cyklu komunikacji. Po skonstruowaniu wiadomości, skierowaniu jej do odbiorców, rozproszeniu i monitorowaniu, komunikatorzy oceniają jej skuteczność w celu planowania przyszłych wiadomości lub materiałów. Kluczowym elementem ostatniego kroku jest ustalenie, czego nauczyliśmy się w cyklu komunikacji z konkretnym komunikatem i udoskonalenie procesu dla przyszłych wiadomości.
