Arkusze kalkulacyjne oszczędzają czas i zapewniają zarówno elastyczność w prezentacji i dokładności obliczeń w porównaniu do użycia kalkulatorów lub długopisu i papieru. Arkusz kalkulacyjny umożliwia natychmiastowe obliczenia za pomocą formuł i jest łatwy w użyciu, zmienia , przechowuj i drukuj dane.
Układ danych w kolumny i wiersze tworzy przecięcia zwane komórkami. Dane są wprowadzane do arkusza kalkulacyjnego w postaci liczb, łańcuchów lub formuł. Pozwala to na natychmiastowe obliczenia, a także ponowne obliczenie danych w miarę wprowadzania lub zmiany liczb.
Zdolność do wprowadzania formuł matematycznych pozwala również na prognozowanie. Liczby mogą być modyfikowane, aby obliczyć, jakie wyniki byłyby w różnych okolicznościach, co jest funkcją powszechnie stosowaną przez firmy do przewidywania potencjalnych zmian. Może być również stosowany z innymi rodzajami danych, w tym naukowych i statystycznych, do testowania hipotezy.
Dane można rozmieszczać na różne sposoby w zależności od potrzeb użytkownika, a w niektórych przypadkach można je bezpośrednio kopiować i wklejać do arkusza kalkulacyjnego z innych źródeł. Programy arkuszy kalkulacyjnych umożliwiają użytkownikowi łatwą zmianę wyglądu arkusza kalkulacyjnego, w tym szerokość kolumny, wysokość wiersza, kolor czcionki i kolor arkusza kalkulacyjnego.
Użytkownik może wybrać pracę z lub wydrukować cały arkusz kalkulacyjny lub określić konkretny obszar, zwany "zakresem".
