System zarządzania bazami danych jest ważny, ponieważ umożliwia łatwe zarządzanie danymi i pozwala użytkownikom na łatwe wykonywanie wielu zadań. System zarządzania bazami danych przechowuje, porządkuje i zarządza dużą ilością informacji w ramach jednej aplikacji . Korzystanie z tego systemu zwiększa efektywność operacji biznesowych i zmniejsza ogólne koszty.
Systemy zarządzania bazą danych są ważne dla firm i organizacji, ponieważ zapewniają wysoce wydajną metodę obsługi wielu typów danych. Niektóre z danych, którymi można łatwo zarządzać za pomocą tego typu systemu, obejmują: rekordy pracownicze, informacje o studentach, listy płac, księgowość, zarządzanie projektami, inwentaryzację i książki biblioteczne. Te systemy są niezwykle wszechstronne.
Bez zarządzania bazą danych zadania muszą być wykonywane ręcznie i zabierać więcej czasu. Dane można kategoryzować i budować zgodnie z potrzebami firmy lub organizacji. Dane są wprowadzane do systemu i dostępne w sposób rutynowy przez przydzielonych użytkowników. Każdy użytkownik może mieć przypisane hasło, aby uzyskać dostęp do swojej części systemu. Wielu użytkowników może korzystać z systemu w tym samym czasie na różne sposoby.
Na przykład dział zasobów ludzkich firmy korzysta z bazy danych do zarządzania zapisami pracowników, rozpowszechniania informacji prawnych dla pracowników i tworzenia zaktualizowanych raportów o zatrudnieniu. Producent może używać tego typu systemu do śledzenia produkcji, zapasów i dystrybucji. W obu scenariuszach system zarządzania bazami danych działa w celu zapewnienia bardziej płynnego i bardziej zorganizowanego środowiska pracy.
