Planiści wydarzeń lub inni, którzy potrzebują przykładowych oficjalnych zaproszeń, powinni mieć pewność, że zaproszenia przedstawiają ich działalność w najlepszym możliwym świetle. Zaproszenia powinny zawierać imię i nazwisko, datę i godzinę, aby potencjalni klienci mogli zobaczyć, w jaki sposób informacje te pojawiają się na ich faktycznym zaproszeniu.
Ponadto zaproszenie powinno zawierać lokalizację wydarzenia, a także sposób na RSVP. Rozważ dostarczenie kilku rodzajów zaproszeń. Zaprojektuj przykładowe zaproszenie na próbną kolację, na kolację dla emerytów, przyjęcie urodzinowe oraz na rocznicę ślubu lub ceremonię, tak aby goście nie musieli sobie wyobrażać, jak wygląda zaproszenie na wydarzenie, które planują. Wybierz grafikę i projekt pasujący do różnych okazji, aby goście mogli zobaczyć, w jaki sposób potencjalne projekty uzupełniają tekst, który wybiorą dla własnych zaproszeń.
Wybierz tekst, który dobrze pasuje do zaproszenia i nie zawija się nad brzegami papieru. Zachowaj prosty tekst i projekt zaproszenia, aby potencjalni klienci mogli wyobrazić sobie zaproszenie działające dobrze na ich specjalną kolację. Profesjonalni planiści wydarzeń powinni dodać swoje logo i dane kontaktowe do zaproszeń na próbki, a także do rozpowszechniania zaproszeń jako materiałów marketingowych.
