Baza danych służy do gromadzenia i porządkowania danych. Chociaż pierwsza wersja elektroniczna, taka jak ta stworzona w programie Microsoft Access, może pojawić się jako pierwsza, istnieje wiele niezautomatyzowanych wersji baz danych. , na przykład osobisty telefon i książka adresowa.
Baza danych może być po prostu listą zapisaną lub wpisaną na papierze, w arkuszu kalkulacyjnym komputera lub w edytorze tekstu. Ten typ bazy danych, zwany plikiem płaskim, składa się z jednej tabeli z wierszami i kolumnami danych. Na przykład prosta baza danych dla małej firmy może zawierać tylko dwie kolumny, nazwę produktu lub markę i cenę. Jeśli klient zadzwoni, by zapytać o cenę, pracownik sklepu zeskanuje pierwszą kolumnę w celu znalezienia produktu, a następnie przyjrzy się kolumnie z powiązaną ceną, aby odpowiedzieć na pytanie klienta.
Większość skomputeryzowanych baz danych uważa się za relacyjne bazy danych i są one tworzone przy użyciu strukturalnego języka zapytań ogólnie nazywanego SQL. Ten typ bazy danych wykorzystuje wiele tabel danych, które są powiązane i łączy je z kluczami - wspólnym kodem identyfikującym. Na przykład kod departamentu może służyć jako klucz łączący informacje o działach i tabele produktów. Tego typu bazy danych uniemożliwiają wielokrotne wprowadzanie tych samych danych, zapewniają szybkie sortowanie i różne możliwości raportowania.
