Niektóre zalety podejścia bazodanowego obejmują spójne informacje, elastyczność, łatwe zarządzanie bezpieczeństwem danych i prywatnością oraz skrócenie czasu opracowywania aplikacji. Po prostu, baza danych jest zdefiniowana jako zbiór powiązanych informacji. Firmy korzystają z Systemu Zarządzania Bazą Danych (DBMS), który pomaga w organizacji danych.
Większość firm korzysta z relacyjnej bazy danych. Ten typ systemu umożliwia dostęp do różnych informacji w tym samym czasie. Wszystkie te informacje można udostępniać w różnych plikach. Kilka przykładów oprogramowania baz danych relacji to Oracle i Paradox.
W relacyjnej bazie danych wszystkie różne informacje są przechowywane w tabelach uporządkowanych w wiersze i kolumny. Wiersze reprezentują pojedynczy rekord, a kolumny są określonym polem w rekordzie. Na przykład wiersze mogą być oznaczone jako "Nazwisko", "Imię" i "Numer telefonu" dla bazy danych zawierającej dane kontaktowe pracownika.
Formularze online są często używane do szybkiego wprowadzania informacji do bazy danych. Różne puste pola, które osoba wypełnia w formularzu, wskazują poszczególne pola w bazie danych. Następnie firmy mogą łatwo generować raporty, manipulując informacjami. Na przykład pracodawca może uruchomić raport zawierający nazwiska pracowników, numery telefonów i adresy e-mail jako szybkie narzędzie referencyjne.
