Według zwycięskiej firmy rządowej proces przetargowy obejmuje zaproszenia składane przez instytucje wnioskujące o określone towary lub usługi oraz odpowiedzi dostawców na oferty biznesowe. Instytucje zapraszają do składania ofert, reklamując je i minimalizując wymagania wygrać przetarg. Proces jest konkurencyjny i otwarty dla wielu dostawców.
Oficjalna strona rządowa U.K. wyjaśnia, że po otrzymaniu ofert przez instytucję składającą wniosek przygotowywana jest krótka lista potencjalnych dostawców. Przeprowadzane są wywiady ze skróconą ofertą dostawców, aby ocenić ich możliwości finansowe, reputację rynkową i rating kredytowy. Komisja przetargowa instytucji wybiera dostawcę oferującego najlepszy stosunek jakości do ceny do podpisania umowy na dostawę. Zarówno w Wielkiej Brytanii, jak i w Stanach Zjednoczonych wnioskodawcy, którzy nie uzyskają oferty od instytucji publicznych, mogą uzyskać informacje zwrotne na temat przyczyn odrzucenia wniosku lub oferty.
Zgodnie z Lawyers.com, przed podpisaniem umowy dostawca musi zrozumieć warunki, aby uniknąć przyszłych sporów prawnych. Umowa określa obowiązki dostawcy i instytucji względem siebie nawzajem, takie jak okres dostawy, jakość i warunki płatności. Gdy dostawca zgadza się z warunkami umowy i podpisuje ją, menedżer ds. Zakupów instytucji, wysyła do dostawcy list akceptujący i wystawia zamówienie. Warunki płatności są dokonywane zgodnie z warunkami umowy. Jeśli dostawca opóźnia się w dostarczaniu towarów i usług lub jeśli jakość jest niższa, instytucja może anulować umowę.
