Protokoły można zapisywać na dwa sposoby: minuty lub raporty z porządku obrad oraz nieformalne spotkania lub podsumowania. Formaty minut nagrywania różnią się w zależności od charakteru organizacji lub grupy i regionu. Protokoły z posiedzeń, warsztatów, seminariów i spotkań międzywydziałowych mogą odbywać się w różny sposób.
Protokół służy jako przydatne przypomnienie dla uczestników po zakończeniu spotkania, a także zapewnia, że nieobecni koledzy mogą dowiedzieć się, co zostało omówione i jakie decyzje zostały podjęte. Protokoły i raporty oparte na agendzie są tradycyjnym typem rekordów. Są to minuty zebrane podczas zaplanowanego posiedzenia, na którym znany jest porządek obrad. Porządek obrad może zostać rozesłany przed posiedzeniem lub ogłoszony przez przewodniczącego na początku posiedzenia. Kierują się ramami określonymi w porządku obrad. W większości organizacji protokoły oparte na programach stanowią główne zapisy formalnych posiedzeń zarządu. Są to bardzo wyrafinowane, złożone i oficjalne dokumenty, które zwykle pisane są przez profesjonalistów lub pisarzy précis.
Nieformalne spotkania odbywają się najczęściej na spotkaniach departamentów i grup. Są to podsumowania podjętych decyzji, wymagane działania następcze, osoby odpowiedzialne za poszczególne projekty i kamienie milowe oraz terminy realizacji tych projektów. Podsumowanie minut można również wykorzystać do śledzenia historii projektu. Zazwyczaj tego typu minuty są przekazywane wszystkim uczestnikom, aw niektórych przypadkach innym zainteresowanym stronom, które nie były obecne na spotkaniu.
